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虚拟团队内部和外部的沟通风险

发布时间:2019-10-09 19:17:03 编辑:笔名

近年来,项目开发方法的成型速度几乎可以与我们在商业及日常生活中用到的信息通信技术的发展速度相媲美。不久前,项目团队要么是同地办公(团队中所有 成员都在同一个地点工作),要么是通过专门的通讯员及坐飞机相互联系(定期地进行面对面的商讨既合理又明智,也是最好的办法,同时其成本也是可以接受 的)。

随后便是电子邮件的兴起。项目团队能够以一种异步的方式,轻松去掉高效地进行沟通,并且虚拟团队成员深受欢迎,一种新的实现生产力的方式产生了。尽管这种方法肯定有益于提高项目的生产力,但存在的风险也是显而易见的(我们会在下文中进行详细说明)。

现如今,电视会议、应用共享技术以及其它的一些先进技术,能够在最小化地理开销的同时,使团队能够汇集各方人才。通讯技术非常容易获取,以至于在当今 的工作环境下,虚拟团队成员已经是司空见惯的了。取决于你所从事的行业,一个项目对应的虚拟团队的成员所占的百分比会有所变化,在一些情况下,整个项目团 队可能都是虚拟的 — 这意味着团队中任何两个成员都身处不同地方,也不会经常见面(如果需要的话)。Linux的开发就是一个典型的例子。

毫无疑问,当一些确实存在的东西已经放置在一起时,项目的执行往往需要处在同一物理位置的成员去配合(比如新建筑的建造,或者是一个新矿的开发),然 而这些项目也比以前需要更多的虚拟合作者(比如在很远地方工作的设计师和厂商)。不管团队组成中“虚拟”的成分占多少,都存在沟通风险。关键的风险是什 么?项目经理又应该如何有效地降低这些风险呢?

沟通的基本原理包含发送方、接收方、消息以及沟通媒介。当消息沟通媒介是虚拟的时候,比如电子邮件或者即时通讯,就会存在“想要发送的消息”与“接受 到的消息”不一致的风险。因为诸如电子邮件之类的媒介不会向你传达消息的重点、语调、语气及肢体语言等信息,这些信息在面对面沟通时是可以获取的,通过电 话沟通也可以或多或少的得到一些信息。

在整个职业生涯中,我们差不多至少都会犯一次错,或者知道某人发送了一封电子邮件或者一条即时消息却非常后悔,因为他想要传达的消息被扭曲,最终需要进一步地“修补”沟通来解决问题,这不是简单地对原始消息进行加工就能解决的。

由于缺乏肢体语言、语气、面部表情以及手势,所有虚拟形式的沟通的效率都非常低,当考虑到文化和代系间的差异时更是如此。项目经理应该充分认识到这些 差异以及每位利益相关者偏好的沟通方式,然后相应地去适应它们。为了降低沟通风险,项目经理需要仔细斟酌团队成员如何选择并使用最恰当的沟通媒介。以下是 考虑使用何种沟通媒介时的一些建议(见下图)。

总的来说,虚拟团队及虚拟团队成员给项目带来的好处远远胜过它们所隐含的沟通风险。项目中,虚拟工作者的人数也在逐年增加。作为项目经理,为了有效地 管理项目,应当确保自己明白固定工作场所成员和虚拟团队成员所需要的沟通方式,并确保用来传送消息的沟通媒介能够有益于项目的开发。

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